Cuando se trabaja en grupo, practicar técnicas de manejo eficaz del tiempo supone todo un reto. “Un equipo puede aportar rendimientos muy variables, pero sólo se multiplican los éxitos cuando cada uno de los miembros usa bien su tiempo”.
Eso sí, cuando se trabaja en grupo el liderazgo es más necesario que nunca ya que los subordinados tienden a seguir el ejemplo del jefe. Por tanto, si coordinas un equipo, no esperes que tus colaboradores usen bien el tiempo si tú no lo haces. Hay también otros aspectos:
Motivar
Resulta absolutamente ingenuo pensar que los demás van a trabajar seriamente y sin perder el tiempo en actividades superfluas cuando no tienen un interés personal en ello. El equipo sólo se volcará en el trabajo si está lo suficientemente motivado en el logro de un objetivo común.
Informar
La comunicación entre los miembros del equipo debe ser fluida. Sólo así se evitará que varias personas trabajen en el mismo tema, algo que provoca pérdidas de tiempo y es una fuente de conflictos interpersonales.
Formar
La ayuda que el directivo recibe de cada persona de su equipo depende de las capacidades que tenga cada uno. Por tanto, además de tu obligación como jefe, es de tu interés potenciar el desarrollo de cada miembro.
Nada tan rentable como perfeccionar el desarrollo de las funciones habituales o enseñarles habilidades nuevas para afrontar las tareas con resultados eficaces y en el menor tiempo posible.
Delegar ayuda a ganar tiempo
Se tarda demasiado en explicarlo, “al final tendré que repetirlo”, “los clientes siempre quieren tratar conmigo”…. Comentarios como éstos no son, en realidad, más que excusas que los directivos esgrimen para justificar su miedo a delegar. Y es que muchos jefes se resisten a encargar tareas porque les produce la sensación de pérdida de poder. En realidad, con esta actitud lo único que pierden es tiempo, cuando se supone –al menos es lo que reflejan las nóminas- que el tiempo de un directivo es más valioso que el de cualquier otro trabajador. Por otro lado, los imprescindibles que dedican su jornada a las tareas del día a día y nunca encuentran el momento de sentarse a pensar en nuevas oportunidades de negocio, convierten a sus empresas en vulnerables, una situación peligrosa ante cualquier improvisto o reacción de la competencia. En definitiva, el directivo que delega, además de ganar tiempo y reducir estrés, logra que su negocio permanezca firme en el mercado. Todas estas razones son lo suficientemente importantes como para tomarse en serio la tarea de repartir el trabajo. Ahora hay que aprender a hacerlo.
¿Qué, cuándo y cómo se debe delegar?
Son delegables todas las tareas que pueda realizar, con similar destreza, un colaborador de menor coste para la empresa.
Aun así, puedes comenzar con las rutinas y con el tiempo ir desligándote de otros trabajos más especializados.
En cualquier caso, acepta que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo, por lo que debes permitir una curva de aprendizaje.
Además, debes tener en cuenta los siguientes pasos:
Antes del encargo
La decisión de delegar no se debe tomar a impulsos del agobio y cuando ya no queda alternativa. Así, lo mas probable es que se deba repetir el trabajo.Adecúa la tarea al nivel de especialización de cada colaborador.Explícales el contenido y el sentido del encargo. Asegúrate de que las instrucciones quedan claras. Sólo así evitarás que el tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones.Establece fechas de cumplimiento. Cuando la tarea sea muy importante fija reuniones periódicas para controlar el progreso.Brinda la autoridad que sea necesaria para realizar el trabajo correctamente ya que de otra forma sólo se despilfarrará el tiempo y se ocasionarán problemas adicionales.Anota las tareas asignadas para tener un control sobre ellas.
Durante el proceso
No desligues a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente. Si hay que hacer cambios, devuélvele el trabajo defectuoso y dale instrucciones sobre lo que ha de modificar.
Al terminar la tarea
Recuerda que la responsabilidad final es de quien ordenó la tarea.
Agradece el trabajo realizado o a la larga encontrarás que tus subordinados son reacios a colaborar. Entonces serán ellos quienes se excusen con frases como “no sé hacerlo”, “no es asunto mío”, “no me pagan para eso”….
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