El proceso administrativo de la Compra

Este proceso es el primer eslabón de la cadena de suministro, con él, se empieza la gestión del pedido. Este constituye, en sentido estricto, la culminación del proceso de compra de una empresa. Sin embargo, la compra no finaliza hasta que la mercancía es recibida por la empresa, se inspecciona y finalmente se paga.
Todas estas operaciones conllevan un movimiento de impresos y documentos administrativos, así como un flujo de información que va desde el departamento de compras hacia otros departamentos de la empresa.

Denominamos proceso o circuito administrativo de la compra al conjunto de operaciones y flujos de información administrativa que genera la adquisición de mercancía por la empresa.

Los procesos administrativos son muy diversos, ya que dependen del tipo de actividad y de la estructura organizativa de la empresa, pero responden siempre a un conjunto de hechos de gestión que es necesario documentar o registrar.
En este sentido, puede que en una determinada empresa no exista un departamento de compras centralizado (las compras dependen de producción) o que el propio gerente lleve la tesorería y contabilidad de la empresa; sin embargo, las operaciones de gestión básicas que se realizan en el proceso de compra son prácticamente comunes a todas las empresas.

El proceso de compra se caracteriza por las siguientes operaciones:
• Emisión y seguimiento del pedido
• Recepción e inspección de la mercancía recibida. El proveedor entrega la mercancía con el correspondiente albarán y el departamento responsable comprueba que el envío cumple con las condiciones pactadas, especialmente en lo que se refiere a los requisitos de cantidad y de calidad.
• Comprobación de la factura. La empresa, cuando recibe la factura del proveedor, la conforma, comprobando que se ajusta a lo indicado en el pedido y en el albarán de entrega.
• Pago de la factura al proveedor.