Antonio Pérez Carmona

Autor: Antonio Pérez Carmona

Con este mensaje nos desayunamos todos los lunes, “mañana martes reunión”.

¿Es necesaria esa reunión? La mayoría de las veces la respuesta es NO, sin embargo hay que ponerse manos a la obra y anular cualquier compromiso que tengamos incluso con clientes; son interminables. No se marcan objetivos a priori, no hay asuntos específicos a debatir, los participantes son aquellos que pasarán por el “patíbulo”, se marca una hora de inicio, normalmente se cumple y otra de finalización, que nunca se consigue y jamás se llega a soluciones, porque este “líder” no conoce los temas y sus decisiones erráticas sumen a todos los participantes, en un sentimiento de pérdida de tiempo, además de producirse la reunión en un ambiente agresivo e irrespirable.

El moderador es el que nunca modera, sino que ataca sin piedad, aunque luego tenga que rectificar y pedir disculpas, normalmente no domina los temas y menos el negocio que se trae entre manos, pero como él dice, para eso soy el que manda. Un dato: una reunión de dos horas de ocho personas supone un coste sin ningún retorno de beneficio (dieciséis horas de trabajo improductivas).

No digamos de aquellas que duran ocho horas, sin ningún tipo de soluciones y repitiendo los mismos asuntos, reunión tras reunión. La calidad de estos encuentros es fundamental: “Es un espejo de la dirección. Si un jefe hace reuniones nefastas, traslada esa imagen a su equipo”. ¿Existe una receta para organizar reuniones eficaces?. Sí. Lo complicado, según los expertos, es seguir la teoría al pie de la letra y que quién la organiza busca siempre culpables y hace de estos encuentros, un campo de batalla, donde al final sólo se encuentran cadáveres.

La convocatoria
“En toda reunión hay un antes (agenda), un durante (participación) y un después (minuta). La efectividad depende en gran parte del antes”. Tener claros los objetivos y el tiempo es el punto de partida, ya que determina la duración, los participantes y, en ocasiones, hasta el lugar en el que se celebrará. “Es importante enviar esta información a cada uno de los convocados con antelación suficiente. Si se convoca una reunión sin causa justificada y sin esta previsión, el organizador se convierte en un ladrón de tiempo, ya que lleva al traste la agenda de los participantes”.
Es fundamental elegir a los participantes- ¿quién puede aportar soluciones reales al problema que se plantea? –y elegir un moderador.

Sea como sea, marcar una hora de inicio y final y cumplirla a rajatabla es clave. ”Hay que empezar a la hora y cerrar la puerta, aunque sólo haya una par de personas, y terminar en punto. Que el jefe haya calculado mal no tiene justificación, ya que comete una falta de respeto sobre los participantes que han organizado su agenda teniendo en cuenta la hora de finalización”. La duración adecuada se establece entre una y “dos horas como máximo”, afirma. Si se alarga más, como norma, indica que la preparación, los participantes y sobre todo el moderador no han hecho bien su trabajo.