Antonio Pérez Carmona

Autor: Antonio Pérez Carmona

Uno solo no puede hacerlo todo: es necesario, por tanto delegar funciones. A primera vista no parece complicado; se trata simplemente de decirle a otro lo que quiere que haga y dejarle hacerlo. Sin embargo, las cosas no son tan sencillas.

Aunque quizá se desee delegar todo excepto aquello que el subordinado no sepa hacer, luego no se puede dar marcha atrás: se han convenido que otra persona haga el trabajo pero no se le ha traspasado la responsabilidad y, por tanto, uno sigue siendo responsable ante el jefe de lo que haga el subordinado. Por eso se dice muchas veces que la responsabilidad no puede delegarse.

Nos encontramos ante un tema difícil, quizá el más difícil de todos los que ha de hacer frente un directivo. El problema radica en encontrar el punto de equilibrio entre el exceso y el defecto de delegación o de supervisión. Cuando se encargue a alguien que haga una cosa, debe vigilársele pero sin estar continuamente encima ni perder el tiempo o hacérselo perder con un exceso de control. Tan necesaria como la orientación y la supervisión es la confianza.

Beneficios de la delegación.
• Descarga de los trabajos rutinarios y de las tareas menos importantes.
• Deja tiempo libre para lo que realmente cuenta: Planificar, organizar, motivar y controlar.
• Aumenta la capacidad de dirección.
• Reduce los retrasos en la toma de decisiones, siempre que se delegue autoridad para la acción.
• Permite la toma de decisiones en los niveles donde se conocen de cerca los detalles.
• Desarrolla la capacidad de los empleados para tomar decisiones, dictar órdenes y aceptar responsabilidades.

Cuándo hay que delegar
Es aconsejable hacerlo siempre que:
• Se tenga más trabajo del que se puede realizar adecuadamente;
• No se pueda dedicar suficiente tiempo a la tareas prioritarias.
• Se desee el perfeccionamiento de los subordinados.
• Los subordinados puedan realizar el trabajo adecuadamente.

Cómo delegar.
Para delegar hay que decidir:
• Qué tareas se van a delegar,
• A quién se va a encomendar la tarea,
• Cómo se va a informar o instruir al subordinado.
• Cómo se le va a orientar y perfeccionar.
• Cómo se va a controlar su rendimiento.

¿Qué tareas deben delegarse?
En general, tareas que no deba hacer uno personalmente; no se trata de quitarse de encima cuestiones difíciles , tediosas o poco gratificantes ni de hacerse la vida más agradable; la delegación, por el contrario, crea dificultades, aunque también proporciona satisfacciones.

Lo más normal es delegar tareas rutinarias y repetitivas que, en buena lógica, nadie espera que las haga un directivo, siempre que aproveche productivamente el tiempo que le quede libre.

También se delegan funciones especializadas en quienes tengan capacidad y conocimientos para realizarlas: uno no puede hacerlo todo ni tampoco se le puede exigir que lo sepa todo. Tiene que aprender a escoger y a servirse de los expertos. No se plantean problemas siempre que se les explique con claridad lo que se espera de ellos y se les obligue, si es preciso, a presentárselo en forma útil. Como directivo, debe uno saber lo que esos expertos pueden hacer y tener suficientes conocimientos sobre el tema para valorar el mayor o menor valor de sus resultados.

Las sugerencias serán bien recibidas y atendidas, con la premura que requiera la importancia de las mismas, contactando a través del correo electrónico: carmona.apc@gmail.com