Antonio Pérez Carmona

Autor: Antonio Pérez Carmona

Si te ves obligado a alargar todos los días la jornada laboral, seguro que el problema no está sólo en el volumen de tareas, también se debe a los malos hábitos de trabajo adquiridos y a la falta de planificación.

El tiempo se puede controlar, que no se te vaya de las manos.

SÉ EL DUEÑO DE TU TIEMPO
En el trepidante ritmo que vivimos es frecuente oír y repetir frases como “necesitaría 48 hora por día” o “debo llevar trabajo a casa”. El problema no sólo está en el volumen de tareas, también influyen los hábitos de trabajo que hemos adquirido. Y esto es lo primero que debemos analizar.

Es interesante observar como las personas muy ocupadas siempre terminan por encontrar un hueco para nuevas actividades, mientras otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden adecuarse al horario disponible. Esto demuestra que el problema no está sólo en la cantidad de trabajo, sino en cómo se organiza la jornada laboral. En realidad, no se trata de trabajar más, sino más inteligentemente.

Para ello, lo primero es poner fin a los malos hábitos, como dejar las cosas para el final, acaparar más trabajo del que corresponde, no delegar o atacar las tareas más importantes en las horas de menor concentración. Con estas costumbres es lógico que el trabajo no se concluya en el plazo previsto y que el que se termine no siempre tenga la calidad deseada. Todo ello genera una sensación de frustración y estrés que llega a repercutir incluso en la vida privada.

Así, “teniendo en cuenta el acelerado ritmo actual, el dicho de “el tiempo es oro es hoy más que nunca una verdad aplastante”. Es más, los expertos aconsejan manejarlo como si fuera dinero, es decir, como un recurso siempre insuficiente para nuestras necesidades. Hay incluso quien lo valora por encima del capital. Y es que no se puede elegir entre gastar o no gastar el tiempo, ni ahorrarlo para usarlo cuando haga falta. Hay que rentabilizarlo al momento, algo importante en el mundo de los negocios porque implica obtener más y mejores resultados con iguales recursos.

CÓMO DEBEMOS ACTUAR
La actual cultura empresarial también tiene mucho que ver en el mal uso del tiempo. “En las empresas se exige mantener a la gente ocupada. El jefe está contento si ve a sus subordinados en movimiento aunque no sepa a qué se dedican. Pueden estar haciendo fotocopias para su hijo o hablando por teléfono con un amigo y difícilmente llamarán la atención. Pero si cualquiera permanece cinco minutos en aparente inactividad, provocará la intervención del superior”.

Podríamos decir que hemos sacralizado la acción, que nos movemos en el campo del hacer y hemos relegado el del pensar. Un ejemplo claro: Cuando se hace una foto a alguien en su trabajo, lo habitual es que empuñe un bolígrafo como si escribiera o firmara algo. ¿No sería igual de razonable hacerlo mientras lee? ¿O mientras reflexiona? “Si la esencia de la actividad empresarial pasa por enfocar los problemas, buscar oportunidades o desarrollar la innovación, es necesario dedicarle a las mismas el mayor tiempo posible. Por ello, hay que considerar esta actitud reflexiva antes de acometer cualquier acción, sólo así podremos decidir, ya en el campo del hacer, qué tareas son prioritarias, cuáles son secundarias y aquellas que podemos obviar tranquilamente.

Comportamientos que hacen peligrar el buen uso del tiempo.

NUNCA PASES POR ALTO TUS RITMOS ENERGÉTICOS.
Durante la jornada laboral, los niveles de rendimiento fluctúan, por ello no es eficaz dedicar el tiempo a lo que va llegando o buenamente se nos ocurre. Si realizas tareas difíciles en tus horas bajas, tendrás que dedicar a ese trabajo más tiempo del que en realidad precisa. Para que esto no ocurra, debes conocer tu ritmo energético, es decir, las horas de mayor y menor concentración, y luego planificar el trabajo en consecuencia. Aquí, cada persona es un mundo, por ello algunas empresas permiten a sus empleados operar con flexibilidad horaria. Pero quienes están sujetos a una jornada estricta, también puede organizarse:

• Haz un gráfico muestre en el eje horizontal las horas de una jornada laboral típica. En el eje vertical dispón cifras que vayan de 5 a 5.Este vértice representa el rendimiento (el 0 es el nivel de eficacia media).

• Anota los momentos en los que no te sientes cansado o más alerta y une las marcas para ilustrar tu ciclo energético.

• Repite ejercicio durante varios días para delimitar con certeza tu ritmo.

• En el futuro, programa las tareas –A (planificación), B (rutina) y C (proyectos en curso)- en función de tus descensos de energía.

NO PRECISAS MÁS HORAS, SÓLO ORDEN

En muchas ocasiones lo que hace falta no es más tiempo, sino una buena planificación. Así, la distribución correcta de una jornada laboral sería dedicar cerca de un 60% del tiempo a actividades de desarrollo (de ellas depende el futuro de la empresa), un 25% a proyectos en cursos (son el presente del negocio y antes fueron proyectos de desarrollo) y un 15% a las tareas rutinarias. El problema es que solemos distribuir el trabajo en proporciones inversas.