Antonio Pérez Carmona

Autor: Antonio Pérez Carmona

1. Los expertos en protocolo recuerdan que nadie tiene por qué conocer todas las normas y obligaciones, por lo que recomiendan preguntar a los especialistas antes de acudir a un acto oficial y dejarse asesorar para poder tener un comportamiento adecuado.

2. Las reuniones internas son tan importantes como las externas, por lo que es fundamental cuidar todos los detalles. Es importante mantener una actitud distendida pero formal con sus compañeros de trabajo, tanto si se forma parte de la dirección como si no.

3. Es importante anotar los nombres de personas que pueda confundir y olvidar, especialmente de los clientes, a los que se debe tratar con cortesía y cierta familiaridad. Cuando atienda a un cliente difícil, tranquilícese y escuche siempre sus puntos de vista. Procure escuchar en lugar de oír aun cuando usted tenga mucho que decir. Las discusiones deben ser siempre a puerta cerrada.

4. Cuando tenga visitas levántese, preséntese y atiéndalas en todo momento, aunque tenga un cargo muy considerado. En la oficina, salude siempre a todas las personas que forman parte de la compañía: altos o medios cargos, o personal de mantenimiento y limpieza.

5. Cuando se organicen celebraciones de empresa, se debe presentar a los invitados que no se conocen, entablar conversación con las demás personas procurando no molestar a nadie ni cansar con “discursos personales”, encubrir y disimular la llegada de las personas poco puntuales y ganar tiempo para un último repaso a la organización de la comida o del acto que se va a celebrar.

6. En los actos de empresa, la ordenación de las autoridades será respetada y los invitados que no son autoridades serán distribuidos a efectos internos en varios grupos. Se deberá distinguir los invitados especiales del resto.

7. Cuando la empresa patrocine un acto organizado por otra institución habrá que procurar que el representante de ésta tome lugar en la presidencia; y si por razones de protocolo oficial no fuera posible, habrá que habilitarle un lugar especial de honor considerándole a todos los efectos como un anfitrión para los posibles recibimientos oficiales y determinación del protocolo.

8. Dar las gracias por teléfono o por escrito al recibir una invitación o un regalo. “Nadie, absolutamente nadie, es lo suficientemente “importante” para no acordarte de agradecer algo”.

9. Incidir en que la utilización del protocolo en la empresa termina redundando en la cuenta de beneficios. Una empresa que se muestra “confiable” en sus relaciones predispone al buen ánimo de sus interlocutores, sean éstos clientes, trabajadores o administradores.

10. Antes de realizar un viaje de trabajo, vale la pena dedicar algún tiempo a informarse sobre las costumbres y las reglas de etiqueta del lugar de destino. Los equívocos culturales pueden generar situaciones desagradables y echar a perder un buen negocio.