Antonio Pérez Carmona

Autor: Antonio Pérez Carmona

El manual de acogida

Dentro de los planes de acogida, un apartado de especial importancia lo ocupan los manuales de bienvenida. “Un buen manual de bienvenida debe saber explicar qué es la empresa y no lo importante que ésta sea”, es esencial que el manual “sea un documento dinámico y vivo, si no su utilidad es nula”
Aunque los programas de acogida no están muy generalizados en la empresa española, muchas cuentan al menos con algún tipo de manual de bienvenida.

Ahora bien, a veces tan sólo es un folleto con la normativa que afecta al empleado. Lo deseable es que sea un documento actualizable y que recoja contenidos con los que los empleados tengan una visión más integradora de su empresa.

“En la empresa moderna la función de liderazgo ha cambiado. La empresa es una integración de equipos humanos, se mueve por un capital humano. El manual de acogida es una forma normalizada de explicar las pautas básicas de manejo de la empresa, una guía de conductas que no es escrita, pero sí da la pauta a seguir”.

Para que sea eficaz, un manual de acogida debe reunir estas características:

Documento de consulta. Proporciona a los trabajadores toda la información de interés para su actividad diaria.

Elemento de comunicación. Un instrumento de comunicación permanente entre el personal nuevo y la empresa.

Vehículo difusor. Contribuye a la difusión de los valores de la compañía y a aclarar datos e informaciones.

Elemento fidelizador. Es un instrumento idóneo para fidelizar al nuevo trabajador. Da a conocer la cultura de la compañía y ayuda a una rápida adecuación al puesto de trabajo.

Beneficios del plan de acogida:

Para los trabajadores
Un buen plan de acogida no tiene por qué ser complicado. Algunas entrevistas, un periodo de formación, seguimiento y un eficaz manual de acogida bastará para que un trabajador se integre perfectamente en la empresa. Con ello se consigue:

• Evitar preguntar los primeros días cómo de gestionan las vacaciones
• Saber desde el principio cómo pedir permiso para un día libre
• Saber si están bien vistas o no determinadas cuestiones o comportamientos.
• Una integración rápida en la cultura de la empresa.
• Ayudar a calmar la ansiedad que cualquier persona siente en sus primeros días de trabajo.

Para las empresas
Las empresas también se benefician de los planes de acogida:
• Personal involucrado. “Es importante que el empleado tenga desde el principio un sentimiento positivo hacia su nueva empresa, lo que genera un alto grado de involucración, de identificación con la organización, de productividad, etc. “
• Descubrir gente con iniciativa. Un plan de acogida debe dar cabida a la iniciativa de las personas, ya que contar con gente que de verdad ayude a que la compañía tenga futuro es fundamental.
• Integración. Cuanto antes se integre un empleado antes optimizará su productividad.

Como se diseña un buen manual.
Para que un manual de acogida sea realmente práctico y eficaz, los expertos consultores recomiendan que éste, deberá reunir las siguientes características:

Agilidad. El diseño y la redacción deben ser muy ágiles. Hay que tratar de que sea atractivo visualmente, no hacer párrafos interminables uno tras otro a modo de ladrillo que no invita a su lectura.
Priorizar contenidos. Hay que ordenar el manual cono se hace con las noticias, cuando por los titulares decidimos si leerlas o no. Es esencial que el plan recoja lo que puede interesar o preocupar a una persona que se incorpora a la compañía. Y lo que está necesita que aquél conozca cuanto antes.

Investigación. El manual no debe parecer hecho “a imagen y semejanza del director de tal o cual departamento”. Es esencial una investigación para que responda a las necesidades de todos y ayude a transformar la empresa.

Dinamismo. Se debe utilizar un soporte que permita cambiarlo cuando las circunstancias lo requieran, ya que es esencial que el manual sea algo vivo.

Posibilidad de ponerlo en intranet. Para ello hay que tener en cuenta las características del soporte en el que se hace, el ordenador. Hay que separar la información primordial de la que puede ir como anexo o de aquella a la que se llega con un clic. La redacción debe ser muy ágil, con profusión de titulares o sumarios y en un cuerpo de letra suficientemente grande.

Acorde con la estrategia de la compañía. “El plan de acogida debe ser diseñado conforme a la estrategia de la compañía. Lo primero, por tanto, es tener claro qué perseguimos con su implantación para orientarlo a ese fin”.

Normas escritas. Por obvias que puedan parecer, lo mejor es tenerlas por escrito, y con claridad, para que la comunicación sea fluida. En todo caso, el manual contendrá una buena estructura de acciones, responsables y fechas.

Las sugerencias serán bien recibidas y atendidas, con la premura que requiera la importancia de las mismas, contactando a través del correo electrónico: carmona.apc@gmail.com